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2007

2007.09.11  Honda Taiwan 邮件管理大进化,Openfind Mail2000、MailBase 打造更安心的使用环境

结合高度技术与工艺美学的汽车制造业,在台湾历经50多年发展,现已迈入产业成熟期,为加速抢攻市场,各家汽车大厂竞争更趋白热化,纷纷引进新兴数字科技应用,设计智能车款以迎合消费者需求。在此前提下,普遍认知将汽车业与高科技画上等号,殊不知汽车厂商内部信息应用对于基本IT建设仍有许多待补强之处。

以全球知名的汽车大厂Honda来看,该公司1948年从制造自行车辅助动力引擎起家,2002年成立台湾本田股份有限公司Honda Taiwan,致力为消费者提供高满意度的Honda Cars,推出CR-V、ACCORD等多款畅销车,掀起全台销售热潮。目前,Honda Taiwan将总部设立于台北,建置屏东工厂,短短5年间,全台据点已突破50多家。

面对公司快速成长,建构完善IT应用环境以满足内部使用者需求,成为Honda Taiwan信息支持团队最迫切任务。在所有待强化的IT建设当中,Honda Taiwan将电子邮件服务设为最优先等级,原因在于汽车相关业务涵括上游研发、中段制造生产与终端销售,当企业规模日益增长,员工需要大量沟通联络,但整体资源不足引发工作效率不显扬、成本升高等问题亦随之浮现。因此在评估市场多家解决方案供应商后,Honda Taiwan毅然决然采用Openfind Mail2000电子邮件系统,同时在长期使用的高满意度下,近期亦导入Mail 2000核心内嵌式杀毒模组与MailBase邮件备份管理系统。

图说:Honda Taiwan管理部资讯课经理黄志坚表示,当初“冒险”采用Openfind Mail2000,现在证明它能彻底满足汽车产业通讯传输需求。
Honda Taiwan管理部信息课经理黄志坚回忆,公司初期成立时,最高指导原则就是尽快将车辆生产出来,赶快上线抢占市场先机,因此几乎所有规划导入的信息基础设备都只要符合最低标准门槛,能用就好了!


建置成本合理 带来高稳定度邮件系统
起初,Honda Taiwan在电子邮件服务的运用,是采中华电信企业邮箱服务,月付租赁金,但是当其员工数由草创时期的10多人开始倍数扩增时,公司有感于邮箱租用预算大幅提高,加上网络频宽明显不敷使用,引发员工抱怨连连,遂决定将邮件系统转为Seednet代为经营。黄志坚描述:「Seednet的服务是提供企业专属的邮件设备,所以我们能够在这台机器上面自行创造1,000个使用者帐号,这个部份让我们拥有管理的主动权,强化网络邮件的安全性。但是频宽问题仍然存在,假设有50个人要上线收一封信,还是得花50倍的连网时间,即便是内部E-mail传输,也有这个严重的问题。」

黄志坚进一步说明,当时评估市场各家邮件系统,发现其实Honda日本全球总公司是采用Lotus Notes,许多台湾业者则是采用Microsoft Exchange,不过这两套系统的投注成本太大,并不符合实际需求。2003年Honda Taiwan在台北、屏东各设一位信息人员,若要使用类似Lotus Notes的群组软件,对整体经济效益而言,是不划算的,因此在不增加人力的情形下,Openfind Mail2000就是最佳选择,其主要在Unix Base操作系统开发,是相当稳定的电子邮件系统。

因为Honda Taiwan要求所有电子邮件都必须经过扫毒,才能相互传送,故在采用Openfind Mail2000之时,配套采用他牌Gateway作为前端资安防护,虽然Mail2000效能强大,却被另一台Gateway给拖累,造成系统效果不显扬。后来在评估过后,为强化Anti Virus功能,进一步加速邮件系统运作,Honda Taiwan导入Mail2000核心内嵌式杀毒模组,采取由核心整合的结构,大幅提高扫毒效能。


控管邮件风险 归档安全不可少
强化邮件安全之后,刚好Honda Taiwan内部某位主管遇到本地端的收件邮箱毁损问题,由于Honda Taiwan电子邮件若从收信端下载之后,系统上是不留备份的,因此使用者个人保存一出问题,信息人员也很难协助将数据救回来。黄志坚说明,当前端的安全机制完成后,其实后端的归档机制也应该要审慎评估规划,为了有效降低邮件遗失的风险,公司决心导入邮件归档系统。

导入前必须考虑保存时间的问题,Honda Taiwan在邮件生命周期管理的规划部分,是将联机(On-line)信件保留3个月,超过时间的信件则移至近线(Near-line)存贮装置。而评估邮件的再利用价值,将归档超过一年以上信件予以删除。邮件数据是Honda Taiwan的重要资产,除了仔细测试Openfind MailBase的系统效能与稳定度,为求更安全的归档保障,并方便的连接存贮设备,决定采购具备磁碟阵列(RAID 0,1,5)功能与支持光纤通道(Fiber Channel)控制卡的Openfind MailBase邮件归档设备。

采用Openfind MailBase,一方面作为邮件归档使用,一方面也协助公司作管理稽核。假设企业遇到数据外泄情形,Honda Taiwan就可通过邮件调阅功能,查询是否经由E-mail途径而发生,为有心人士操控或个人管理不当所造成,相关处理信息透明且公正。

企业数据相关法规在全球皆掀起热烈讨论,Openfind MailBase邮件归档功能强大,可以在不破坏原始邮件格式(例如RFC 822 & MIME)下,完整归档内外邮件,黄志坚颇有感触的说,当所有设备都已完善,那么最大的资安漏洞就是在人。因此,Honda Taiwan特别请Openfind为MailBase设定「调阅权限」,加强各帐号的安全使用层级,每个帐号都有各自的使用权限。另外,为防止最高权限者任意滥用机密数据,MailBase能够将所有使用的Log记录下来,方便未来作为稽核调阅,Honda Taiwan并设计以乱数产生器编出密码,然后再以实体邮箱方式作封存,唯有拿到这组密码才能删除任何Log历史数据,以确保安全性。

结语:完善IT建置有助企业提高生产力、优化业务销售、简化各项繁琐行政事务。黄志坚指出,经过4年多的使用,整体系统都很稳定,公司员工通过E-mail的频率越来越高,也日益习惯夹带大容量档案邮件传输,后端导入邮件归档系统后,在整体邮件安全管理方面是很放心的,不过近期公司内部希望邮件支持服务能够再快一点。因为,之前的Mail2000是架设在屏东厂房,所以Honda Taiwan现在开始策划将在台北公司再加一台Mail2000。黄志坚笑着说,Openfind提供了专业良好的邮件服务,是值得信赖的伙伴。
   


 
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