随着电子邮件应用的普及，企业习惯透过电子邮件沟通或发布各项信息。运用电子邮件无远弗届的传递特性，企业确实拥有了快速方便的讯息沟通平台。然而， e 化带来的便利也往往造成企业机密文件外泄的困扰。根据日本调查报告显示， 企业信息泄密案件有高达 70% 是由公司内部泄漏所造成。 除了美国 2002 年制订“沙宾法案” ( Sarbanes-Oxley Act ) 、日本 2005 年 4 月上路的“个人情报保护法”与预计在 2008 年实施的“日本版沙宾法案”外，中国也预定在2010针对金融业实施“新巴塞尔资本协定” ( Basel Ⅲ )，其中就规范到企业信息备存与电子举证 ( Electronic Discovery ) 机制的建置，在在显示企业必须强化资料备份、稽核与管理的迫切性。 ( 如果您对各国的信息安全法规有兴趣，请参考“ 各国法规说明 ”。 )

Openfind 秉持其在邮件系统与搜索引擎自主开发的核心技术，提供企业遵循邮件安全规范与法规的最佳选择。透过易学易用的 Web 操作介面，管理者可以压缩方式完整备份对内对外的信件，配合新信随到随查的快速巨量索引技术，使用者可以根据权限轻松以全文、栏位或附件等查询方式调阅相关邮件。 藉由 MailBase 的导入，企业可以轻松完成邮件备份管理、 稽核、搜索、调阅等各项功能 ，并可结合信息生命周期 ( Information Lifecycle Management, ILM ) 的整体规划，达到符合成本效益的主动式邮件备份 ( Email Active-Archiving ) 策略。

MailBase 的 主要使用效益有：

	让您从此免于复杂的邮件归档整理工作
	对于常常整理自己电脑邮件的使用者来说，不断地汇出汇入、加上重新命名、归档各种邮件档案的过程是一件令人厌烦的工作，更别提要在千百个邮件压缩档中找到自己所要找的邮件了；有了 MailBase 之后，您将告别这些梦靥，从此再也不用费心整理自己电脑上的任何邮件备份档， MailBase 都将帮您代劳，并且提供快捷方便的 Web 搜索介面可以让您在任何地方上网就可找到自己要找的邮件。
	真正让您的邮件完整而快速地备份
	目前坊间市售产品一般皆采用网关 ( Gateway ) 整合方式，在原有收发信流程上，对进出信件进行备份作业；然而，在此架构下，无法完整确实将内部转寄 ( local-to-local ) 的信件备份储存。MailBase 导入信件直接复制的架构，独立于信件原本收发流程之外，除了可避免信件经过多层次传递影响收发信速度外，更可大幅降低影响到信件正常收发的可能性。
	让您轻易上手的搜索调阅介面
	MailBase 采用易学易用的 Web 操作介面，提供管理者完整的查询功能，透过邮件全文、栏位与附件搜索机制，可轻松调阅历史邮件，充分满足后稽核的管理需求。
	无须购买数据库授权更易于离线备份
	为了提供邮件搜索功能，许多同类型的产品采取数据库 ( Database ) 的方式来储存庞大的历史信件与栏位资料。在此架构下，管理者需考虑巨量数据库的离线备份规划，以及为数可观的商用数据库软件授权费。 MailBase 整合 Openfind 自主研发之巨量搜索引擎核心技术，资料结构使用档案目录架构设计，让管理者可以轻易将资料移至其他储存媒体，避免掉表格异动、删除等复杂且高风险的数据库管理议题。
	轻松完成邮件生命周期架构的管理
	根据各国法规的规范，邮件备份的时限往往动辄数年之久，如此庞大的邮件历史资料，碍于成本考量势必无法全部存放在昂贵的在线储存设备上。透过 MailBase 独家设计邮件数据库“挂载”与“卸载”功能，并可达到邮件生命周期管理 ( Email Lifecycle Management ) ，管理人员能弹性定义备份周期，切割成不同的邮件数据库，即可轻松做到在线 ( On-Line )，近线 ( Near-Line )，离线 ( Off-Line ) 的储存设备规划。
	让您安全无虞的搜索权限控管与查询纪录
	MailBase 的查询权限可与 “各类目录服务” ( 如 LDAP、Active Directory ) 整合 ( 搭配选购模块 ) ，有效结合并确实控管使用者查询权限与群组设定，此外，系统会记录使用者每一笔查询的关键字与时间，以确保系统安全性，避免滥用之情况。

.

邮件备份、稽核、搜索、调阅

Openfind MailBase 邮件备份管理系统整合邮件备份、稽核、搜索、调阅等功能，可以压缩方式完整备份对内对外的信件，配合新信随到随查的快速巨量索引技术，使用者可以根据权限轻松以全文、栏位或附件等查询方式调阅相关邮件。并可结合信息生命周期 ( Information Lifecycle Management, ILM ) 的整体规划，达到符合成本效益的主动式邮件备份 ( Email Active-Archiving ) 策略。MailBase 的功能特色如下：

	滴水不漏的邮件备份机制
	MailBase 采用信件直接复制的架构，独立于信件原本收发流程之外，除了可避免信件经过多层次传递影响收发信速度外，更可大幅降低影响到信件正常收发的可能性。有别于坊间市售产品采用网关 ( Gateway ) 整合方式拦阻在原有收发信流程上，对进出信件进行备份作业，在此架构下将无法完整备份到 local-to-local 的信件。
	极富弹性的邮件备份管理规划
	提供独家邮件数据库“挂载”与“卸载”功能，可用于邮件生命周期管理 ( Email Lifecycle Management ) ，配合邮件压缩储存的设定，管理人员可弹性定义备份周期，切割成不同的邮件数据库，即可轻松做到在线 ( On-Line ), 近线 ( Near-Line ), 离线 ( Off-Line ) 的储存设备规划。
	支持多国语言邮件显示
	MailBase 支持 UTF-8 编码，可显示多国语言的邮件标题与内文，使来自于国外的信件不再出现乱码，让您邮件调阅管理更方便。
	创新“摘要索引库”技术，让备份 Space-free 、调阅 Time-free
	新增“摘要索引库” (Compact DB) 数据库格式，可以有效节省在线与近线储存空间， 让在线可查询信件增加，并且使用者将不用再担心自己不知道要找的信件是否在离线资料当中，只要将所有数据库都以摘要索引库格式挂载，使用者将可以轻松找到邮件所在位置，不需事前知道备份时间。
	完整支持各式身分认证系统，帐号管理更方便
	完整支持 LDAP 、 Microsoft Active Directory 、 Lotus Notes 、 POP3 与 Mail2000 等各式帐号认证服务，可从 WEB 介面直接选择认证方式，有效统合组织帐号，并可以个别设定系统管理权限，让系统管理更方便。
	易于离线备份的档案目录结构
	MailBase 可设定以特定时间为单位，将该时间范围之信件备份到一个完整的档案目录结构，由于该目录已内含 Openfind 搜索引擎所需之各项信息，如：索引档、 Meta Data 、原始内容等，管理者只需利用标准的备份软件即可将该目录备份到近线 ( Near-Line ) 或离线 ( Off-Line ) 的储存媒体上。
	快速巨量的实时索引技术
	MailBase 内建快速巨量的实时索引 ( Real-time Index ) 机制，提供新信随到随查免等待的服务。当使用者信件进入 MailBase 系统后，弹指之间即可在搜索介面上查询到新进的信件。相较于坊间数据库 ( Database ) 的 SQL 查询效能，可提供更有效率的搜索经验。
	强大的查询功能与附件检索能力
	提供丰富多彩的搜索功能，例如可针对寄收件人、标题、信件内文、各种不同栏位条件与邮件全文进行进阶的邮件检索，方便管理人员进行调阅工作。不仅如此，信件内含的各类文件附件内容 ，也包含在全文检索范围之中，让邮件调阅的工作更加完整与确实。

法规说明

美国从 2001 年起陆续爆发恩隆案等重大公司治理弊案，即于 2002 年 7 月签署“沙宾法案”（ Sarbanes-Oxley Act of 2002 ）；日本也在 2004 年 2 月，爆发最大的网路服务商 Yahoo!BB 资料外泄事件，接二连三的重要企业信息外泄都促使各国立法规范各企业控管内、外部的信息安全以及电子邮件往来纪录。除了美国“沙宾法案”，日本 2005 年 4 月上路的“个人情报保护法”与预计在 2008 年实施的“日本版沙宾法案”外，中国也预定在2010针对金融业实施“新巴塞尔资本协定” ( Basel Ⅲ )，其中就规范到企业信息备存与电子举证 ( Electronic Discovery ) 机制的建置，在在显示企业必须强化资料备份、稽核与管理的迫切性。在全球化的现在，您不可不知以下相关的信息控管法规：

美 国
影响产业	相关法规	法规概述
全部产业	沙宾法案 Sabanes-Oxley Act of 2002	企业有责任将所有的电子档案以及电子邮件纪录，备份保存至少 5 年。
会计与财务  相关机构	沙宾法案 Sabanes-Oxley Act of 2002	为了让企业营运及财务信息更加透明化，财务以及会计相关机构与企业，必须将审计相关文件保留 5 年以上，查核报告资料则至少需保存 7 年。
	SEC 17 CFR Part 210	根据美国证券交易委员会规定，与财务报告审核相关的工作资料以及档案都需保存 7 年以上。
医疗产业	HIPAA ( Health Insurance Portability and Accountability Act of 1996 )	无论是电子邮件或档案，包括与公司往来合约、与医疗政策及流程相关的文件、与病人沟通的纪录表格或是消费者抱怨等纪录，都需保存至少 6 年。此外，所有与病人相关文件最少需保留至病人过世后 2 年。

日 本
影响产业	相关法规	法规概述
全部产业	个人情报保护法	规定企业或团体组织有义务保护个人资料防止泄漏，需保存资料并确保可有效取得。违反将处以 6 个月以下，及 30 万日币罚金。
金融相关产业	日本版沙宾法草案	根据 302 条，企业有义务公开有价证券报告和财物报表并宣示正确性。同时，根据 906 条，无论刻意与否遗失财务报表而造成重大损失，将处以刑事罚则，若刻意遗失，则最高可处 20 年惩役、罚金 500 万美元。

参考资料来源：
http://news.findlaw.com/hdocs/docs/gwbush/sarbanesoxley072302.pdf
http://www.sec.gov/rules/final/33-8568.pdf
http://aspe.hhs.gov/
http://www5.cao.go.jp/seikatsu/kojin/houritsu/index.html
http://www.fsa.go.jp/

ILM 在线展示
根据统计指出，企业平均磁碟储存容量将在 2007 年超越 200TB 以上 。为了解决大量资料储存问题，储存设备厂商提出信息生命周期管理（ Information Lifecycle Management ， ILM ）的议题，将需要备份的信息，依照企业对于资料本身的存取频率，搬移至不同效能的储存媒体（例如：硬碟、光碟、磁带机等），以降低储存空间的成本。

MailBase 邮件备份管理系统采用信件直接复制的方式，将所有通过邮件服务器的内部与外部信件完整备份至 MailBase 主机上。邮件储存采用一般档案目录结构，可以透过标准之备份软件，将信件另存于各式外部储存媒体。当要进行资料调阅，仅需打开储存媒体的资料夹，将汇出的备份资料挂载回系统，即能进行各类资料查询。

Openfind 特别精心制作互动式的在线展示动画 ， 从 ILM 的角度为您介绍详细邮件备份与调阅的流程：

如欲浏览详细文字说明请点选下方连结：

邮件备份
	邮件复制 Mail Replication
	索引与在线储存 Indexing & On-line Storage
	近线储存 Near-line Storage
	离线储存 Off-line Storage

邮件调阅
	在线调阅 On-line Retrieve
	近线调阅 Near-line Retrieve
	离线调阅 Off-line Retrieve