保存組織記憶從建構郵件備份政策開始
近年來，日本 IT 市場持續增溫的一個話題，就是「2007 年問題」，也就是「團塊世代」即將在 2007 年屆齡 60 歲引爆大量退休潮的問題。1945 年日本二戰投降後，士兵返鄉舉國休生養息，1947年到1949年出生率特別高，據統計現存人數約七百萬人。在 1976 年?屋太一出版的小說中，將這些跟戰後日本一起成長的孩子，稱之為《團塊的世代》。2007 年起，這批戰後嬰兒潮大量退休，除了引發日本政府沉重的養老金財政負擔外，更嚴重的是這群人掌握數十年來的技術與經驗，將隨著他們的退休而流失，造成日本企業生產力大幅衰退。成團而來，成塊而去，這就是所謂「2007 年問題」。
根據 Arnold Kransdorff 在「組織記憶與知識管理─企業保存 know-how 的方法」一書中表示，企業勞動力平均每五年就大換血一次，公司流失知識的速度遠比獲得的要快。組織記憶（organization memory）的保存是企業重要的管理工作，也是企業永續經營所倚賴的重要因素，缺少這一項要素，企業不僅喪失了經驗上的優勢，也無法從自己過往的經驗裡獲取寶貴的利益。為了妥善保存組織記憶，除了建立各種內部制度與管理流程外、導入文件管理系統、知識管理系統是一般常見的作法。但是，從近幾年的實際案例顯示，任何增加員工工作負擔、改變使用習慣與流程的資訊系統，終究無法帶來全面性的效果，組織往往無法在知識/文件管理系統中，累積最新、最完整的訊息。
隨著電子郵件系統在企業中扮演越來越重要的溝通樞紐，組織內所有的活動幾乎都可以透過電子郵件來記錄，舉凡開會通知、會議紀錄、合約、報價單、建議書與規劃報告…等，無論是那個時期、那個階段最終都會以電子郵件的形式對內或對外傳遞。因此，如果可以完整的備份電子郵件，即可達到保存組織記憶的目的，更重要的是，透過郵件備份政策的規劃與執行，可以在不改變員工使用行為的前提下，有效紀錄企業發展過程的點點滴滴。
此外，保存企業郵件訊息的效益不僅可以保留企業寶貴的資料，更以同時達到法規遵循、知識管理、稽核管理、災難復原的諸多效益，協助企業強化永續經營的指標。
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然而，根據美國研究報告顯示，有高達 65% 的企業尚未有明確的電子郵件保存政策。有鑒於此，如何妥善規劃企業郵件訊息保存機制，是企業刻不容緩的課題。我們建議可以從下列幾個方向思考，首先是企業應思考郵件訊息的保存範圍、時間、地點、權限控管等政策制定，軟硬體需求的釐清、儲存設備與資訊生命週期管理(ILM)的整體規劃、儲存後的取出與應用方式等。在成本考量上，應以長期整體成本的角度評估，而非單純考慮到初期導入成本。從日本面臨 2007 年問題的實例可以看出，妥善保存組織記憶有助於提升企業的競爭力，而最直接有效的方式就是從郵件訊息保存開始，因此制定並實施企業郵件備份政策是刻不容緩！
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