2022 年
2022-09-21
想管控企業檔案交換，沒有適合的私有雲平台？
產品經理 林怡辰
「保戶請回傳您簽署後的檔案」「請把這個晶片規格傳給上游廠商」「業務寄報價單給客戶」檔案的內外交換充斥於各行各業間，然而，台灣大多數的企業並未提供員工一個適當的檔案交換平台，以致於員工與外部交換檔案時，會以信件、即時訊息、私人的公有雲空間（如 Google Drive、Dropbox）等多樣方式提供，造成企業檔案散落各地不好管控，隨著近年多起資料外洩事件頻傳，企業老闆紛紛開始注重資安，更進而注意到檔案交換時所產生的潛在風險。以下是我們近年來最常遇到的實際案例情境，提供給您參考。
企業客戶的檔案交換私有雲建置案例
● 想用 NAS 做到安全的內外交換？
近期接觸的一家科技業客戶，以 NAS 存放企業內的檔案，NAS 提供良好的資料權限管控與備援機制，並能便利的擴增硬碟，深受企業的喜愛；然而，此企業老闆因注意到安全檔案交換的重要性，不希望員工將檔案上傳到無法管控的公有雲，因此試圖規劃以 NAS 作為檔案內外交換的途徑，卻察覺 NAS 所提供的檔案分享機制，僅有最基本的分享期限與操作權限管控，並不足以滿足重視資安的企業客戶，因此考慮建置專作檔案內外交換的私有雲。
● 密碼必須有，檔案的線上預覽減少資料外流
市面上專作檔案交換的私有雲，分享上可強制設定密碼與期限，避免員工疏忽了這檔案交換的第一層防護，而密碼的通知方式，可選擇分開寄送通知信，或者員工以電話、即時通訊軟體等方式通知分享對象，更能確保連結的安全性。另外，僅允許線上預覽的方式，也可降低資料外流的機會，並能更進一步的在瀏覽文件中加上浮水印，讓翻拍時也能查明來源，降低檔案被竊取的風險。
● 分享前稽查，避免機敏資料外洩；分享後清除，不留後患
除了上述分享時的安全性設定，企業內勢必有不能隨意對外分享的檔案，這時可設立企業內的機敏關鍵字、以及內部個資的進階檢查，讓各個分享前的檔案可先行掃描，更能自動地免除企業重要資料的外洩風險。此外，網擎分析了企業間的檔案交換行為，認為檔案的交換之間存在著時效性，檔案從開始分享至分享對象看過檔案，「分享的生命周期」即結束，分享的連結與檔案應可刪除，這樣做不但能降低連結外流導致的風險，還可自動釋出空間，減少管理者管控上的負擔。
● 建置專屬私有雲，減少現有架構的調整
某科技業客戶後續順利建置了一個安全的內外分享平台，不但給予員工一個便利的對外分享管道，並且保留了員工舊有的檔案操作習慣，可參考以下的建議架構：
1. 企業檔案的內外溝通，皆透過專屬的檔案交換平台，平台上設立了許多安全性的規範，讓管理者更容易管控，能放心地提供給員工使用。
2. 若原先 NAS 有餘力，可利用多餘的 NAS 空間儲存交換平台上的資料，省去額外的空間費用，並可隨著原先規畫好的 NAS 備援機制，備分兩套系統資料，一舉兩得。
3. 可維持原先 NAS 上的使用，不需改變員工的操作習慣。
近年來駭客猖獗，資料外洩事件遍布全球，世界各國陸續訂定了資安防護政策，如印度政府近期發布資安指令，嚴加規範禁止公務文件上到如 Google Drive、Dropbox 等公有雲服務，即為改善政府資安素質；台灣雖未嚴格規範，但各大企業一直是駭客的頭號攻擊目標，被駭事件層出不窮，也是近年老闆們越來越重視「企業資料管控」的原因。建置一個企業專屬的檔案交換私有雲，可成為資安防範的重要一步，本文分享常見的建置經驗，希望有助企業建立更安全的生產力應用。
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