2021 年

2021-11-26

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先問三個為什麼，選擇適當的數位工具推動協作轉型
網擎資訊 執行長 廖長健

這場世界性的 Covid-19 疫情，改變人類生活與工作的方式，許多過去意想不到的場景，都在極短的時間快速轉變。歷經幾個月三級警戒在家上班的體驗，從緊急應變到邊做邊學，相信企業逐漸體認到數位工具的重要。即便降到二級警戒，甚至未來進展到 Covid-19 流感化的階段，混合辦公新常態勢必是接下來企業必須面對的課題。

根據研究顯示，面對數位工具的導入，資源充沛的大企業當然可以直接買好買滿，選擇市場上最完整的解決方案，一口氣直上頂規。然而實際導入的結果，往往會需要好幾年的時間去推動、教育與發酵，始可看到成效。有些個案顯示，即使花了大筆 IT 預算一口氣投入，最後是否能夠落實當初設定的目標，無疑是冒著極大的風險。

對於資源受限的中小企業，受疫情影響不僅得忙著賺錢，沒有時間花大錢更換資訊系統，更無法承受需要長期間摸索、導入複雜昂貴的數位工具，結果就是裹足不前、選擇少做少錯，無法享受到 IT 技術對於商業流程轉型帶來的好處。

美國學者 Singh, R., Mindel, V., & Mathiassen, L. (2017) 針對資源有限、甚至面臨財務困境的鄉村醫院，如何選擇導入低成本、可負擔的數位工具，改善醫院流程轉型所做的研究，提出一個評估數位工具的流程，值得我們參考。

                                                 導入數位工具評估流程

首先，作者提醒我們就跟醫生會透過各種檢查與診斷的流程，將病人目前的問題、現象、原因做進一步的釐清，才能列出可能醫療方法給予病人建議。面臨混合辦公新常態，企業歷經幾個月 Work from home 的震撼教育後，應該盤點組織面臨的問題，描繪具體的現象，以及推斷造成該問題背後的原因。

一但診斷出可能的原因之後，即可開始思考所有可能的數位工具與IT解決方案。當然，各種數位工具都有其優點與缺點，所需的預算大小與導入的難易度也各不相同。作者建議我們可以透過檢視資訊完整性與資訊可及性的兩個視角，辨識對於資訊系統的關鍵需求，並以利用現有系統、尋求新工具的思考方向，列出所有可能數位工具選項。

根據組織的 IT 預算與資源，逐步測試與階段性導入，直到挑選出符合營運需求的可行方案。許多研究顯示，善用數位工具的企業，可以改善資訊流通、透過協作溝通的流程優化，進而提升組織績效表現。

以 Openfind Workplace 辦公雲為例，因應後疫情時代，根據不同程度的混合辦公需求，提供輕巧溝通 A、安全分享 B、數位攻頂 C 等三種套餐。無論企業的規模大小，在選擇新的數位工具時，可以藉由進入門檻低的雲端服務，幫助企業快速導入數位工具。不需要一口氣改變企業內部所有的流程與系統，企業可針對診斷問題原因的結果，挑選符合需求的套餐，推動團隊協作溝通的數位轉型。