2014 年


2014-11-27

電子郵件寄信匣裡的創新

第一封以 @ 作為位址間隔標示符號的電子郵件是在 1971 年由為 ARPANET 服務的 MIT Ray Tomlinson 博士所發出的,至今已經有 40 多年的歷史。從純文字的訊息,到可以夾帶附檔,演化到豐富的影音內容,電子郵件確實為人類溝通與訊息分享上帶來極大的貢獻。然而,在陳舊歷史的包袱下,電子郵件確實也帶來了層出不窮的惱人問題,舉凡病毒信、垃圾信、釣魚信、APT 攻擊…等,對人們而言,找出得以擺脫電子郵件的溝通管道,是近年來不斷努力嘗試突破的方向。

在電子郵件被新技術徹底取代之前,人們對電子郵件的依賴度仍舊與日俱增,每天的信件量更是持續增加。衍生而來的電子郵件安全、管理、應用的商機,仍是業者絞盡腦汁希望突破的課題。

Openfind 沉浸在電子郵件領域已經有 17 年的時間,從電信等級、全方位的 Mail2000 電子郵件系統出發,不僅提供軟體、Appliance、更提供完整的公有雲、私有雲、混合雲等雲端服務。隨著外部威脅的提升,順勢推出 MailGates 郵件防護系統,幫助企業客戶解決病毒信、垃圾信與釣魚信等惡意攻擊。為了保障企業珍貴郵件資產,並符合法規遵循的要求,結合了入口網站等級的搜尋引擎技術,打造出領先市場的 MailBase 郵件歸檔系統,創下連續六年在日本市場國內品牌市佔率第一的佳績。

不僅如此,我們仍持續把電子郵件系統逐步擴大到企業訊息溝通平台的角色,舉凡行事曆、通訊錄、檔案分享、群組協同合作上,亦不斷精進。因應行動運算時代的來臨,廣泛支援智慧型手機、平板電腦的使用介面,實踐使用者隨時、隨處、隨地可用的便利性,是我們一直努力的目標。

正因為電子郵件在商務溝通上佔據往來的樞紐,企業組織發現,內對外的信件管理更是不可忽視的一塊拼圖。於是,隨著專利訴訟官司、防止機密外洩、個人資料保護等需求陸續浮現,MailAudit 郵件稽核系統就是在此情境下應運而生。從2013 年 3 月上市以來,MailAudit 專注在金融、製造、服務業等具有大量個資或機密資料需要妥善管理的產業,經過一年來的耕耘,累積許多寶貴的客戶與經驗,並透過快速反應市場需求,一步一腳印建立起郵件稽核第一品牌的市場地位。

感謝評審團的愛護,MailAudit 雙雙榮獲 103 年資訊月百大創新產品獎與經濟部中小企業處主辦的第 21 屆創新研究獎之肯定。MailAudit 能受到客戶與市場的支持,在於產品創新流程的嘗試與改變。面對客戶於郵件稽核管理上顯性的困擾與需求,透過快速的市場反應機制,配合成熟的產品開發流程,以「精實管理」的思維,創造出符合客戶價值的產品與服務。

《精實思想》( Lean Thinking ) 書中曾提及:「從客戶端出發,透過顧客的眼睛來確認價值,並且避免浪費。」 這句話點出精實的兩個關鍵字:「價值」與「浪費」。不能增加顧客價值的活動,就是浪費,唯有充分了解顧客的價值,才能分辦何謂浪費?何謂價值?進而將資源投注在提升顧客價值的活動與流程上。

然而,如何打造一個持續創新產品的組織,將是 Openfind 是否能夠持續成長與茁壯的重要課題。最近讀到「玩具盒裡的創新」,書中描述在沒落的玩具產業,樂高是唯一逆勢成長的企業。沒有人知道的是,樂高幾經變革,曾因創新失控而瀕臨崩解,後來樂高學會在「積木的界限內」找出可獲利的日常創新,並建構出屬於自己的創新流程。

從樂高的案例,告訴我們在創新流程中必須經過相當仔細的構想和清楚的界定,正如我們可以用樂高建造任何想要的東西,只是這必須是由一塊塊積木所構成的。企業必須勇於創新,但是更要注意創新的紀律。正如作者在本書中強調業務轉型最困難的挑戰並不是發明創新產品,而是建立可以持續創新產品的組織。

樂高開始重新檢視組織,以及組織文化,並將重心放回「核心產品」上,才讓失控的創新轉變成可獲利的創新。這些「簡化」、「割捨」與「聚焦」的舉動,專注將資源集中放在界定清楚的核心業務上,可以全神貫注的把這件事做好。

如同積木玩具一般,電子郵件是一個老掉牙的題目了。在老題目中如何持續創新,創造新的顧客價值,進而伴隨著客戶一起成長,打造出符合 Openfind 組織文化的創新流程,將是重要的關鍵。

玩具盒裡的創新:樂高以積木、人偶瘋迷 10 億人的秘密
作者: 大衛.羅伯森, 比爾.布林
原文作者:DAVID C. ROBERTSON, BILL BREEN
譯者:林麗冠
出版社:天下雜誌
出版日期:2014/01/22